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简评LMAA仲裁通知条款:以正确的方式通知到对的人


2018-11-29 10:05:04 来源:伯宁律师 作者:李垒 易旸 浏览次数:1116次

近日,我们收到来自LMAA的电子邮件,得知LMAA发布了标准格式的仲裁条款(LMAA Arbitration Clause)以及仲裁通知条款(LMAA Arbitration Notice Clause)。其中,LMAA仲裁条款与此前的BIMCO/LMAA 仲裁条款(BIMCO/LMAA Arbitration Clause)相比,变化在于进一步明确了仲裁地(Seat of Arbitration),开庭地点不影响对仲裁地的认定,更加灵活的适用LMAA Intermediate Claims Procedure,并且内容不再涉及选择适用的调解(Mediation)。但是,LMAA仲裁通知条款则是全新的内容,其主要内容以及相关的英国判例值得关注。

一、 仲裁通知的重要性

在中国大陆的机构仲裁实践中,除仲裁条款有特别约定外,一方启动仲裁之前并不需要给对方发送仲裁通知。启动仲裁程序的做法是直接将仲裁的申请文件递交至仲裁机构,仲裁程序自仲裁机构收到仲裁申请书之日起开始。

与中国大陆的机构仲裁实践不同,在英国1996年《仲裁法》下,根据其第14“仲裁程序的启动”(Commencement of arbitral proceedings)规定,双方可以自由约定启动仲裁程序的条件。如未约定,则会按照仲裁员指定程序的不同,具体认定仲裁程序的启动时间。如果仲裁条款中约定了具体的仲裁规则,则一般可按照仲裁规则认定仲裁程序启动的时间。一般情况下,可以粗略的认为,一份比较正式的仲裁通知,可以达到启动仲裁程序的效果。因此,可以说仲裁通知非常重要:其一,其关涉到索赔时效的问题;其二,其关涉到对方当事人的权利,包括指定仲裁员,参加仲裁程序以及答辩的权利;其三,如果未符合法律、合同或仲裁规则的要求,则可能导致仲裁裁决被撤销或不予执行。

二、 近期有关仲裁通知的英国判例

根据LMAA电子邮件的简要介绍,LMAA仲裁通知条款的制定主要是基于英国近期的相关判例。下文就我们所掌握的有关仲裁通知的英国判例做简要介绍:

判例1Glencore Agriculture BV v Conqueror Holdings Limited [2017] EWHC 2893 (Comm)

该案的核心争议是,仲裁程序的申请人Conqueror Holdings Limited “Conqueror)向仲裁程序的被申请人Glencore Agriculture BV “Glencore)的一名职位较低的员工发送的仲裁通知是否足以有效启动仲裁程序。

双方的争议起于航次租船合同下在装港产生的延误。Glencore的一名业务操作人员使用办公邮箱发送了一封电子邮件,要求船舶在抵达装港后不要靠泊,并通过后续的两封邮件一再确认,靠泊需等待租家的指示。船舶在装港锚地等了9.2天,Conqueror提出了延滞损失索赔(damages for detention)。ConquerorGlencore提出书面索赔,发送仲裁通知告知指定仲裁员,以及后续仲裁程序中的所有通知,全部发送到了该员工的办公邮箱。除收到一封来自该邮箱的外出自动回复外,无论Conqueror或者仲裁庭,均没有收到Glencore一方的任何回复。Glencore未参加仲裁程序,仲裁庭作出了裁决书。在裁决书作出的当月,该操作人员离职。一个月后,裁决书被邮寄送达至Glencore的地址,据Glencore称,其在当时才知道该存在仲裁程序和仲裁裁决,并因此向英国高等法院商事法庭申请撤销该仲裁裁决。

Popplewell法官在判决中的观点可以被理解为,向公司员工的办公邮箱发送仲裁通知并不一定是对公司有效的送达了仲裁通知,对公司是否有效需要看该员工在公司中的职务等因素。基于本案的事实情况,Popplewell法官认定该员工在Glencore的职位相对比较低(relatively junior employee),既不是高级管理人职位,也没有处理争议的职权,因此不能被视为有权限代表Glencore接受仲裁通知的送达。从合理性的角度看,Conqueror也不应认为该员工有权限代表Glencore接受仲裁通知。最终,Popplewell法官支持了Glencore的主张,认为仲裁通知没有按照仲裁法的规定有效送达给Glencore

虽本案是基于特定的案件事实,但对于航运企业具有较大的参考意义。航运实践中,双方邮件往来较为频繁的多数是业务操作人员,按照该案情况看,一般的业务操作人员有可能无法代表公司接受仲裁通知。按照Popplewell法官的观点,其职位高低、有无管理职权和争议解决职权等,是确定是否有接收仲裁通知权限时需要考虑的重要因素。如公司人数较少,员工的职位、权限并没有清晰明确的界定,则亦有可能会被认定为有权代表公司接受仲裁通知的送达。

判例2Sino Channel Asia Ltd v. Dana Shipping and Trading Pte Singapore and Another [2016] EWHC 1118 (Comm)

Dana Shipping and Trading Pte SingaporeDana”)作为船东通过其经纪人Lynx Freight & Trading SASino Channel Asia LtdSino Channel”)作为租家通过其经纪人Triton Shipping订立COA,从委内瑞拉运输铁矿石到中国。Beijing XCty Trading Ltd Beijing XCty”)与Sino Channel合作从事委内瑞拉铁矿石的买卖。根据双方约定,Sino Channel主要负责开立信用证,并收取1美元/吨的费用;Beijing XCty则负责实际操作,赚取买入和转售的差价。在本案中,虽然COA是以Sino Channel的名义签订,但实际操作由Beijing XCty负责。鉴于Beijing XCty后续未安排任何铁矿石运输,因此COA没有得以履行,Dana作为船东向租家Sino Channel索赔损失。

Daniel CaiBeijing XCty的员工,是与船东DanaCOA进行沟通的主要联系人,并且其对Dana展示的身份为“Daniel of Sino Channel Asia”。Sino Channel的经纪人也告知Dana的经纪人,Daniel Cai是租家的人(Charterers guy)。

201424日,DanaDaniel Cai的邮箱发送了仲裁通知告知其已经指定了仲裁员。Daniel Cai在收到仲裁通知后通过电子邮件和传真提出了延期指定仲裁员的要求,但并未将仲裁通知转发给Sino Channel,后续也未采取进一步的行动。 Sino Channel从未收到仲裁通知,也不知存在仲裁程序。

鉴于Sino Channel并未按要求指定仲裁员,Dana指定的仲裁员成为独任仲裁员,并于201523日签发了仲裁裁决,裁定Sino Channel需向Dana支付168万美元的赔偿以及利息和费用。2015630日,一份经修正的仲裁裁决发送至Sino Channel在香港的注册地址,其才得知仲裁的相关情况。2016118日,Sino Channel向英国高等法院商事法庭申请撤销涉案仲裁裁决。Eder法官支持了Sino Channel的立场。Eder法官认为Beijing XCty或者Daniel Cai具有代表Sino Channel执行COA的一般授权,但不认为可以代表Sino Channel接受仲裁通知的送达。

虽然上诉法院(Sino Channel Asia Ltd v Dana Shipping & Trading PTE Singapore & Anor [2017] EWCA Civ 1703)后来推翻高等法院的判决,认定Daniel Cai有默示的实际授权(Implied actual authority)或构成表见代理(Ostensible authority),可以代表Sino Channel接受仲裁通知,进而仲裁裁决对Sino Channel有约束力。但是,上诉法院亦在判决中多次提及其结论是基于本案非常不寻常(Most unusual)的特定情况作出的,因此,高等法院就该案的判决亦具有一定参考意义。

实践中,订立合同的主体与实际履行合同或者负责日常操作的主体可能不一致。例如,由香港公司订立租约,而由关联的大陆公司实际履行租约。但是,仲裁通知仍应是发送给签订合同的主体,仅向商务联系的主体发送仲裁通知可能会存在问题。在英国法下,负责商务联系的代理人并不必然同时拥有代表委托人接受仲裁通知的权限。实践中,笔者在通过经纪人发送仲裁通知时,通常会要求Broker转发给对方,并在其转发后给书面的确认。如经纪人不愿协助,亦可要求其披露对方的联系方式,或者进行合理的查询。此外,在了解对方有其他联系方式的情况下,也应尽可能同时通过其他联系方式发送仲裁通知,确保仲裁通知的送达满足适用的仲裁法律和仲裁规则的要求。 

有关仲裁通知内容的判例

此外,英国高等法院商事法庭审理的Agarwal Corporation(s) Pte Ltd v Harmony Innovation Shipping Pte Ltd [2017] EWHC 3556 (Comm)案,以及A v B [2017] EWHC 3417 (Comm)案,涉及到对仲裁通知的具体内容的判定。前者的争议是,申请人向两个不同主体发送了内容相同的仲裁通知,其仲裁通知是启动了两个仲裁程序还是启动了一个三方当事人的仲裁程序;后者的争议是,申请人就两个合同项下的争议(当事方完全相同)发送了一份仲裁通知,该通知依据仲裁法和仲裁规则是否有效,是否可以启动两个仲裁程序。从这两个判例也可以看出,除发送方式和发送对象外,仲裁通知的具体内容亦极为重要。

三、 LMAA标准仲裁通知条款的主要内容

上述判例可以看出,如果未妥当的发送仲裁通知(包括发送的方式,对方的收件人,以及通知的内容是否满足仲裁法,仲裁条款和仲裁规则的要求),该瑕疵可能导致仲裁裁决最终被撤销。英国法院虽然持支持仲裁的立场,但鉴于仲裁通知较为重要,其亦要求当事方做到足够谨慎。LMAA仲裁通知条款希望解决的问题是,仲裁通知发给谁,采取何种方式发送。

LMAA仲裁通知条款具体包括如下四个方面的内容:(1)明确了有关仲裁程序的所有事项,包括但不限于启动仲裁和/或指定仲裁员的通知,均可发送至该条中载明的电子邮件地址。条款建议至少明确一个自然人以及其电子邮件地址,同时,也可以列明公司的公共电子邮件地址;(2)指定的电子邮件地址可以变更,但应通过电子邮件通知对方;(3)通知送达和生效应当以电子邮件的发出时间为准;(4)一方指定律师或其他代理人的情况下,应通知对方新的联系方式。

当事方可以全部或者部分使用该条款。在全部援引的情况下,也可以直接写明LMAA ARBITRATION NOTICE CLAUSE is incorporated into this Charter (contract)”,同时明确双方指定的电子邮件地址。 

四、 结语

在参与境外仲裁程序时,申请人应充分了解仲裁通知是否符合仲裁地的法律、适用的仲裁规则以及仲裁条款的规定,包括确保仲裁通知发送给了正确的主体,以及收到仲裁通知的人是否有接受仲裁通知的权限。如果实践中,实际履行合同的人员可能与签约的当事方不同,发送仲裁通知时则应当更加注意。

LMAA仲裁通知条款可以确保仲裁通知能够有效的通过电子邮件送达,而无须再判断接受通知的主体是否有权代表合同当事方接受仲裁通知。值得注意的是,该条款与仲裁通知需要涵盖的具体内容无涉,当事人仍需要按照适用的仲裁法律和仲裁规则的要求拟定仲裁通知的内容。理论上,LMAA仲裁通知条款不仅可以适用在OwnersCharterers的租约中,当事人完全可以根据合同的类型对OwnersCharterers的表述进行修改,并将其适用在其他类型的合同中。

在当事人考虑适用LMAA仲裁通知条款的时候,应当考虑到实践中双方的电子邮件是否可能存在由于技术原因无法成功送达或延时送达的情况。至于该条款项下的邮件地址,指定为法律部门或者负责处理法律事务的人员会更加稳妥。此外,从谨慎的角度出发,在以电子邮件发送仲裁通知的同时,亦可考虑通过邮寄、快递或专人送达的方式送达仲裁通知。

 

附:LMAA ARBITRATION NOTICE CLAUSE

Any and all notices and communications in relation to any arbitration proceedings arising in connection with this contract (including any communications giving notice of the commencement of such proceedings and/or appointment of an arbitrator) shall be treated as effectively served if sent by e-mail to the e-mail addresses as provided for in this clause (it is strongly recommended that at least one individual, together with their individual e-mail address, is named for service purposes but a general e-mail address may also be included or used in the alternative):

? E-mail address for Owners [insert]

? E-mail address for Charterers [insert]

Either party shall be entitled to change and/or add to the e-mail addresses to which notices and communications may be sent for purposes of this clause by sending notice of change to the other party at the e-mail address provided for in this clause (or, if previously amended by notice, the relevant amended address).

Any notice and communication sent by e-mail pursuant to this clause shall be deemed to have been served, and become effective, from the date and time the e-mail was sent.

If a party retains solicitors or representatives with authority to accept service of notices and communications in relation to arbitration proceedings, the other party should be advised of the appointment and new service details in accordance with the terms of this clause; future service and communications should then be sent to the nominated solicitors or representatives only (unless otherwise directed).  In the event the solicitors or other representatives cease to act and notice is given of this to the other party, the provisions contained herein shall re-apply.

(来源:http://www.lmaa.london/terms-incorporation-clause.aspx 访问日期:20181127日)


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